Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Laatimispäivämäärä: 21.1.2014

1 Rekisterinpitäjä:

Nimi: Tapion Sulka ry (Y-tunnus: 1445225-1 )

Osoite: Suvikuja 4 C 50, 02120 ESPOO

Muut yhteystiedot:

  • Sähköposti: 

  • Puhelin: 09-855 8026

  • Faksi: 09-460 120

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Nimi: sihteeri Pia Päiväkumpu

Osoite: Suvikuja 4 C 50, 02120 ESPOO

Muut yhteystiedot:

  • Puhelin: 09-855 8026
  • Faksi: 09-460 120
  • Sähköposti: 
  • Puhelinpäivystys: Puhelinpäivystysajat ovat ma, ke ja to klo 20-21. Muina aikoina saat parhaiten yhteyden sähköpostitse.

3 Rekisterin nimi:

Tapion Sulka ry:n jäsenrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus:

Jäsenrekisteriä pideään yllä tietoa seuran jäsenistä ja osallistumisesta seuran järjestämään toimintaan kuten valmennusryhmiin ja leireihin sekä laskutustustietoja.

5 Rekisterin tietosisältö:

Jäsenistä tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Synytymäaika: voi vaikuttaa jäsenmaksun suuruuteen,tarvitaan myös osallistumisoikeuden toteamiseen eri ikäryhmille suunnattuihin kilpailuihin (juniorit/seniorit)
  • Yhteystiedot (puhelinnro, s-posti, osoite)
  • Alaikäisten pelaajien osalta lisäksi huoltajan nimi, puhelinnro, s-posti, osoite)
  • Jäsenen ilmoittautumiset eri valmennusryhmiin ja leireihin

6 Säännömukaiset tietolähteet:

Rekisterin tiedot kerätään seuran toimesta suoraan jäseniltä ja seuran omasta toiminnasta. Ulkopuolisia tietolähteitä ei käytetä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille esim. lista urheilijoista kilpailujen järjestäjälle. (tavanomainen luovutus). Henkilötietoja luovutetaan perintötoimistolle perintätoimenpiteitä varten ja viranomaisille lainsäädännön niin edellyttäessä.

Kansainvälisten kilpailujen yhteydessä osallistumisen kannalta välttämättömät henkilötiedot siirretään vain ilmoittautuneiden urheilijoiden osalta paikalliselle järjestäjälle.

Rekisteröity yhdistys ei luovuta jäsentensä yhteystietoja kaupallisiin tarkoituksiin.

Tilastotietoja (seuran jäsenmäärät, jäsenmäärät ikäluokittain jne.) luovutetaan Suomen Sulkapalloliitolle tilastointitarkoituksiin ja Espoon kaupungille tai muille vastaaville tahoille tukihakemusten yhteydessä vuosittain. Yksityiskohtaisia jäsentietoja ei näissä yhteyksissä luovuteta.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Seura voi käyttää jäsenrekisterin säilyttämisessä tai välittämisessä Google Inc. tai Dropbox Inc. palveluja, jolloin tiedot voivat fyysisesti sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Muutoin tietoja ei luovuteta EU tai ETA alueen ulkopuolle.

Molemmat em. palveluntarjoajat ovat noudattavat ns. Safe Harbour periaatta (viimeksi tarkistettu 21.1.2014).

Euroopan yhteisöjen komissio on 26.7.2000 päätöksellään (2000/520/EY) todennut Safe Harbor –järjestelmän varmistavan riittävän tietosuojan tason henkilötietojen siirroissa Yhdysvaltoihin sijoittautuneille järjestelmään sitoutuneille organisaatioille. Tietosuojan riittävä taso on turvattu, jos yhdysvaltalainen siirronsaaja on sitoutunut noudattamaan Yhdysvaltojen kauppaministeriön (US Department of Commerce) ja komission hyväksymiä yksityisyyden suojaa koskevia safe harbor –periaatteita ja tavallisimpien kysymysten ohjetta periaatteiden täytäntöön panemiseksi (Frequently Asked Questions, FAQs), jotka Yhdysvaltain hallitus on laatinut 21.7.2000.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet:

A Manuaalinen aineisto:

Tapahtumakohtaisia nimi- ja yhteystietolistoja voidaan tulostaa tapahtuman järjestäjän käyttöön tapahtuman ajaksi, minkä jälkeen tulosteet hävitetään. Tulostetuissa listauksissa pyritään välttämään muiden tietojen kuin jäsennumeron tai henkilön nimen käyttöä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot:

ATK:lle tallennetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus). Sähköisessä muodossa olevaan jäsenrekisteriin annetaan tarvittavat käyttöoikeudet vain niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Seuran hallitus vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvomisesta.

10 Tarkastusoikeus:

Yksityishenkilöllö tai hänen huoltajallaan on henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti, pyyntö on omakätisesti allekirjoitettava ja henkilöllisyys on vaadittaessa todistettava. Tarkastuspyynnön johdosta annettavat tiedot annetaan kirjallisesti ja toimitetaan postitse kyseisen henkilön rekisteriin ilmoittaman osoitteeseen.

Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 2).

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista:

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevissa tiedoissa oleva virhe oikaistuksi. Virheen oikaisemisesta koskeva pyyntö tulee lähettää kirjallisesti, pyyntö on omakätisesti allekirjoitettava ja henkilöllisyys on vaadittaessa todistettava. Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 2).

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:  

Henkilötietolain 30§:n mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Kiellot itseään koskevien tietojen käsittelystä osoitetaan rekisterin ylläpitäjälle (katso yhteystiedot kohdassa 2)

Lisätietoja